Breaking News

    Mengembangkan Kerangka Kerja Kompetensi

    Mengembangkan Kerangka Kerja Kompetensi

    “Bagaimanakah  cara mendefinisikan dan mengukur efektifitas? Bagaimana kita mendefiniskan keterampilan, perilaku dan sikap seorang karyawan yang efektif? Bagaimana kita tahu seorang karyawan memenuhi syarat pekerjaannya? Kemudian bagaimana cara pengukurannya?”

    Mungkin berberapa orang berfikir, menjadikan pendidikan formal sebagai tolak ukur yang dapat diandalkan. Mungkin juga melalui pelatihan on-the-job dan pengalaman dalam beberapa tahun atau karakteristik karyawan itu sendiri yang menjadi kunci untuk kinerja yang efektif. Kesemua hal tersebut memang tidak dapat kita pungkiri memiliki andil yang besar, namun kenyataannya tidak ada hal yang cukup dapat menggambarkan serangkaian perilaku ideal dan sifat-sifat yang diperlukan untuk suatu jabatan. Tidak ada jaminan pula bahwa karyawan akan melakukannya dengan standar dan tingkat yang dibutuhkan oleh organisasi. Salah satu pendekatan yang dapat digunakan untuk menghubungkan kinerja individu dengan tujuan bisnis adalah melalui kompetensi. Kompetensi akan dapat mempermudah kita untuk melakukan hal-hal berikut :

    1. Memastikan bahwa karyawan kita menunjukkan keahlian yang memadai

    2. Merekrut dan memilih karyawan baru yang lebih efektif

    3. Evaluasi kinerja yang lebih efekti

    4. Mengidentifikasi keterampilan dan kompetensi yang belum efisien

    5. Memberikan pelatihan yang tepat berdasarkan kebutuhan

    6. Merencanakan untuk sukses

    7. Membuat proses perubahan manajemen menjadi lebih efisien

    Kerangka kompetensi adalah pengetahuan, keterampilan dan atribut yang diperlukan untuk setiap karyawan. Setiap jabatan akan memiliki seperangkat kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara efetif. Dalam mengembangkan kerangka ini kita dapat menggunakan daftar kompetensi umum yang telah terstandar kemudian disesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau dengan menggunakan konsultan dari pihak luar untuk mengembangkan kerangka kompetensi yang dirancang. Untuk dapat memastikan kerangka tersebut digunakan sesuai kebutuhan, kita perlu membuatnya relevan dengan melibatkan orang-orang yang nantinya akan menggunakannya. Ada empat langkah utama dalam proses membangun kerangka kompetensi, yaitu:

    Langkah pertama: Siapkan

    • Tentukan tujuan. Sebelum memulai menganalisis pekerjaan, dan mencari tahu apa yang dibutuhkan setiap peran untuk sukses, pastikan kita memiliki tujuan untuk menciptakan kerangka. Bagaimana cara kita menggunakannya nanti akan berdampak pada siapa yang akan terlibat dalam persiapan ini dan bagaimana dalam menentukan ruang lingkupnya.
    • Buat tim pengagas kerangka kompetensi. Sertakan orang dari semua bidang bisnis yang akan menggunakan kerangka ini. Bila memungkinkan, bertujuan orang-orang yang mewakili keragaman organisasi. Ini juga penting untuk kebutuhan jangka panjang, sehingga kita dapat menjaga kerangka yang update dan relevan.

    Langkah Kedua: Kumpulkan Informasi

    Ini adalah bagian utama dari kerangka. Umumnya, semakin baik data yang kita kumpulkan, maka kerangka yang dibuat akan lebih akurat. Oleh karena itu, mempertimbangkan teknik yang akan digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang jabatan dan pekerjaan yang dilakukan. Beberapa teknik yang mungkin dapat digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah:

    • Pengamatan. Memperhatikan saat mereka melakukan perannya. Hal ini sangat berguna untuk pekerjaan yang melibatkan keterampilan secara fisik yang dapat diamati.
    • Wawancara. Berbicara dengan setiap orang secara individual, memilih sampel dari orang-orang untuk wawancara, atau melakukan wawancara kelompok. Dapat juga dilakukan dengan mewawancarai pengawas yang meilai pekerjaan tersebut.
    • Kuesioner. Survei adalah cara yang efisien untuk mengumpulkan data. Buatlah sejumlah pertanyaan yang tepat untuk menggali tentang pekerjaan yang mereka lakukan.
    • Menganalisis pekerjaan. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah rencana bisnis, strategi, dan tujuan, prinsip-prinsip organisasi, deskripsi pekerjaan, peraturan perusahaan, visi misi organisasi serta kebutuhan pelanggan atau supplier.

    Analisis jabatan mencakup berbagai teknik dan pertimbangan yang akan memberikan hasil paling komprehensif dan akurat. Jika kita membuat kerangka kerja untuk seluruh organisasi, pastikan menggunakan sampel peran dari seluruh perusahaan. Ini akan membantu dalam menggambarkan kompetensi secara lebih luas dan relevan.

    Langkah Tiga: Membangun Kerangka

    Tahap ini melibatkan pengelompokan semua perilaku dan keahlian dalam kompetensi. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

    • Sekelompok istilah kompetensi. Tanyakan anggota tim untuk membaca sejumlah perilaku-perilaku, dan kelompok perilaku-perilaku  tersebut.
    • Buat subkelompok. Kelompokkan perilaku ke subkategori perilaku terkait. Biasanya, akan ada tiga atau empat sub kelompok untuk setiap kategori yang lebih besar. Ini memberikan struktur dasar dari kerangka kompetensi.
    • Memperbaiki subkelompok. Untuk masing-masing kategori besar, tentukan subkelompok yang keterkaitannya sangat jauh. Tanyakan pada diri sendiri mengapa dan bagaimana perilaku tersebut berhubungan atau tidak berhubungan satu sama lain dan revisi kembali kelompok-kelompok tersebut.
    • Mengidentifikasi dan memberi nama kompetensi. Mintalah tim untuk mengidentifikasi kompetensi tertentu untuk mewakili masing-masing subkelompok perilaku yang lebih kecil.

    Kita mungkin perlu menambahkan tingkatan pencapaian untuk setiap kompetensi. Hal ini sangat berguna ketika kerangka ini digunakan untuk memberikan kompensasi atau penilaian kinerja. Caranya setiap kompetensi dibagi menjadi beberapa perilaku terkait dalam skala pengukuran sesuai dengan kompleksitas, tanggung jawab, ruang lingkup, atau kriteria lain yang relevan. Tingkatan ini mungkin sudah ada jika kita memiliki job grading.

    Langkah Empat: Implementasi

    Ketika kerangka kompetensi terselesaikan, mengkomunikasikan tentang apa yang dirancang merupakan hal penting agar kerangka ini dapat diterapkan. Kita perlu untuk menjelaskan kepada mereka mengapa kerangka tersebut dikembangkan, dan bagaimana kerangka akan digunakan. Diskusikan bagaimana akan diperbarui dan prosedur apa yang dilakukan untuk mengakomodasi perubahan tersebut.

    Beberapa tips dalam menerapkan kerangka kompetensi:

    • Keterkaitan dengan tujuan bisnis. Membuat sebanyak mungkin hubungan antara kompetensi individu dan tujuan serta nilai-nilai organisasi.
    • Menghargai kompetensi. Periksa apakah kebijakan yang dibuat dapat mendukung dan menhargai kompetensi orang lain.
    • Memberikan pembinaan dan pelatihan. Pastikan terdapat pembinaan dan pelatihan yang memadai. Orang-orang perlu tahu bahwa usaha mereka akan didukung.
    • Keep it simple. Membuat kerangka sesederhana mungkin agar tidak mudah dilupakan.
    • Berkomunikasi. Setiap perubahan yang terjadi selalu dikomunikasikan. Semakin terbuka dan jujur proses yang berlangsung, semakin baik hasil akhir dan semakin baik kemungkinan tujuan yang dicapai.

     

    Berdasarkan langkah-langkah di atas, kerangka kompetensi dapat dijadikan sebagai acuan yang terstandar yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan dapat diakses oleh seluruh orang di perusahaan. Kerangka kompetensi menjadi pendekatan yang seringkali digunakan di berbagai perusahaan-perusahaan dalam mengefektifkan kinerja karyawan. Kerangka ini dapat menguraikan secara spesifik perilaku dan nilai organisasi yang dibutuhkan untuk dapat mencapai tujuan dan kesuksesan organisasi.

     

    Related posts

    Leave a Reply

    %d bloggers like this: