Definisi
Pelatihan (Training) merupakan suatu proses pendidikan jangka pendek yang mempergunakan prosedur sistematis dam terorganisasi, pegawai non manajerial mempelajari pengetahuan dan keterampilan teknis dalam tujuan yang terbatas.
Pengembangan merupakan suatu proses pendidikan jangka panjang yang mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisasi, diterapkan kepada pegawai manajerial yang mempelajari pengetahuan konseptual dan teoritis untuk mencapai tujuan yang umum.
Dengan demikian, istilah pelatihan ditujukan pada pegawai pelaksana untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan teknis, sedangkan pengembangan ditujukan pada pegawai tingkat managerial untuk meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan memperluas human relation.
Tujuan pelatihan dan pengembangan
Tujuan Pelatihan dan Pengembangan, antara lain:
- Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi.
- Meningkatkan produktivitas kerja.
- Meningkatkan kualitas kerja.
- Meningkatkan ketetapan perencanaan sumber daya manusia.
- Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja.
- Meningkatkan rangsangan agar pegawai mampu berprestasi secara maksimal.
- Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja.
- Menghindarkan keusangan (obsolescence).
- Meningkatkan perkembangan pribadi pegawai.
Komponen-komponen Pelatihan dan pengembangan
Komponen-komponen pelatihan dan pengembangan adalah:
- Tujuan dan sasaran pelatihan dan pengembangan harus jelas dan dapat diukur.
- Para pelatihan (trainers) harus ahlinya yang berkualifikasi memadai (profesional).
- Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.
- Metode pelatihan dan pengembangan disesuaikan dengan tingkat kemampuan pegawai yang menjadi peserta.
- Pelatih (trainers) harus memenuhi persyaratan yang ditentukan.
Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan
Mc Gehee (1979) merumuskan prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:
- Materi harus diberikan secara sistematis dan berdasarkan tahapan-tahapan
- Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.
- Penatar harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran.
- Adanya penguat (reinforcement) guna membangkitkan respon positif dari peserta.
- Menggunakan konsep pembentukan (Shaping) perilaku.
How to
Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
Kebutuhan pelatihan dapat muncul karena adanya tuntutan yang akan dihadapi di masa depan atau juga dari masalah yang muncul saat ini karena ada yang tidak beres. Analisis terlebih dahulu masalah pelatihan kemudian tentukan prioritas apakah masalah tersebut mendesak ataukah penting. Ada tiga analisis kebutuhan pelatihan dan pengembangan, Yaitu:
2. Analisis Organisasi
Menganalisa tujuan organisasi, sumber daya yang ada, dan lingkungan organisasi yang sesuai dengan kenyataan. Dalam menganalisis organisasi perlu diperhatikan pertanyaan “ where is training and development needed and where is it likely to be successful within an organization?”. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengadakan survei sikap pegawai terhadap kepuasan kerja, persepsi pegawai, dan sikap pegawai dalam administrasi. Disamping itu, analisis organisasi dapat menggunakan turnover , absensi, kartu pelatihan, daftar kemajuan pegawai, dan data perencanaan pegawai.
3. Analisis pekerjaan dan tugas.
Analisis pekerjaan dan tugas merupakan dasar untuk mengembangkan program job-training. Sebagaimana program pelatihan analisis job, dimaksudkan untuk membantu pegawai meningkatkan pengetahuan, skill, dan sikap terhadap suatu pekerjaan.
4. Analisis pegawai
Analisis pegawai difokuskan pada identifikasi khusus kebutuhan pelatihan bagi pegawai yang bekerja pada job-nya. Kebutuhan pelatihan pegawai dapat dianalisis secara individu maupun kelompok. Analisa kebutuhan individu dari pelatihan dapat dilakukan dengan cara observasi oleh supervisor, evaluasi keterampilan, kartu kontrol kualitas, dan tes keterampilan pegawai. Analisa kebutuhan kelompok dapat dipresiksi dengan pertimbangan informal dan observasi oleh supervisor maupun manager.
5. Menetapkan Tujuan dan Sasaran Pelatihan/ Pengembangan
Sasaran pelatihan adalah perilaku yang diharapkan dari para peserta. Sasaran harus menspesifikasi kemampuan peserta untuk melakukan pekerjaan tertentu, dengan tingkat kemampuan tertentu pada kondisi tertentu. Timothy dkk (dalam Chomsin S. Widodo & Jasmadi, 2004) menyatakan tujuan rancangan yang dibuat dipakai sebagai panduan dan acuan kegiatan dalam menjelaskan tentang hal-hal yang hendak dicapai oleh sistem tersebut. Tujuan ini dibagi dalam tiga bagian kawasan yaitu:
- Kognitif, berorientasi pada penambahan kemampuan peserta.
- Afektif, berhubungan dengan sikap (attitude), minat, sistem, nilai dan emosi.
- Psikomotorik, berorientasi pada keterampilan peserta sehingga terampil dalam suatu kegiatan tertentu.
Sasaran dapat digunakan untuk mengidentifikasi outcomes dari sebuah proses pembelajaran yang ingin dilakukan (mengidentifikasi kompetensi), memberikan arah bagi pengembangan materi atau content pembelajaran (memberi batasan dan urutan materi yang sesuai dengan outcomes yang ingin dicapai), dan untuk menentukan bagaimana kegiatan pelatihan dapat berlangsung dengan efektif.
6. Menetapkan Kriteria keberhasilan dengan alat ukurnya
Jika sebagaian besar trainee menunjukkan adanya penguasaan, maka dapat disimpulkan proses pelatihan efektif. Untuk mengetahui adanya penguasaan yang meningkat, sebelum pelatihan dilakukan ujian tentang taraf penguasaan trainee (pre-test), dan dibandingkan dengan hasil ujian yang diberikan setelah pelatihan diberikan, kemudian dihitung taraf kontribusinya.
7. Memilih Metode Pelatihan/Pengembangan
Pada saat memilih rancangan metode dan media yang digunakan harus diperhatikan keterampilan trainer dan sumber daya yang perusahaan miliki. Berikut metode yang dapat digunakan dalam program ini:
1. Self Learning
Self learning merupakan pelatihan yang menggunakan modul, video tape atau kaset, sehinga karyawan dapat mempelajarinya sendiri.
2. On the Job Training
On The Job Training merupakan pelatihan dimana para peserta latihan langsung bekerja di tempat untuk belajar dan meniru suatu pekerjaan di bawah bimbingan seorang pengawas.
3. Lecture (ceramah atau kuliah)
Metode Lecture (ceramah atau kuliah) merupakan suatu metode tradisonal karena hanya pelatih yang berperan aktif sedangkan peserta pengembangan bersikap pasif.
4. Task Assignment
Metode Task Assigment adalah metode yang dilakukan dengan cara meminta karyawan untuk melakukan tugas sesuai dengan perintah dengan batas waktu tertentu.
5. Project Assignment
Project Assigment adalah metode metode pelatihan dimana karyawan diminta untuk membuat suatu project yang dikerjakan secara berkelompok.
6. Job Rotation
Metode Job Rotation adalah metode yang dilakukan dimana peserta pelatihan ditugaskan untuk berpindah dari satu bagian ke bagian pekerjaan yang lain dalam satu perusahaan, dengan interval yang terencana, sehingga diperoleh pengalaman kerja.
7. Coaching
Coaching adalah proses membimbing bawahan dalam team, dan proses bagaimana pemimpin mengembangkan kesadaran diri anggota/bawahan dengan melakukan tatap muka, untuk masalah kinerja berkaitan keterampilan / kompetensi teknik, keterampilan managerial (soft skill).
8. Counseling
Proses membantu bawahan untuk urusan yang terkait dengan pemahaman diri bawahan, penerimaan diri dan pertumbuhan emosi, pengenalan karakter, masalah sikap, mental, kepribadian, attitude, masalah keluarga, keuangan dll.
9. Confrence (Rapat)
Pada metode confrence (Rapat) Pelatih memberikan suatu makalah tertentu dan peserta pengembangan ikut serta berpastisipasi dalam memecahkan makalah tersebut. Mereka harus mengemukakan ide dan sarannya untuk didiskusikan serta diterapkan kesimpulanya pada metode konferensi pelatih dan yang dilatih sama-sama berperan aktif serta dilaksanakan dengan komunikasi dua arah.
10. Seminar atau Workshop
Seminar atau workshop merupakan pelatihan dimana para karyawan diminta untuk memberikan penilaian terhadap topik yang diseminarkan oleh orang lain dan bertujuan untuk melatih kecakapan dalam memberikan komentar.
11. Case Study & Case Analysis
Case study & Case Analysis adalah metode pelatihan dimana karyawan diminta untuk menganalisa suatu masalah dan memberikan solusi yang terbaik dari masalah tersebut.
12. Laboratory Traning
Laboratory Training merupakan pelatihan dengan kelompok diskusi yang tak beraturan dan dimana masing-masing orang mengungkapkan perasaannya terhadap orang lain, sehingga saling mengerti satu sama lain.
13. Action Plan
Action plan merupakan metode pelatihan dimana karyawan diminta mengembangkan sebuah rencana tindakan yang didasarkan atas hasil temuan mereka.
14. Mengadakan percobaan (try out) dan Revisi.
Setelah kebutuhan pelatihan, sasaran pelatihan ditetapkan, kriteria keberhasilan dan alat ukurnya dikembangkan, bahan untuk latihan dan metode latihan disusun dan ditetapkan maka langkah berikutnya adalah melakukan uji coba paket penelitian. Uji coba rancangan pelatihan dilakukan dengan menyajikan kepada beberapa orang yang bisa mewakili. Melalui uji coba kita dapat mengetahui keterlaksanaan dan manfaat modul dalam kegiatan pelatihan sebelum modul tersebut siap diproduksi atau digunakan secara umum. Uji coba juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan yang masih ada, apakah sudah dirumuskan dengan jelas dan tepat, apakah bahannya telah relevan dan metode pelatihannya sesuai serta dapat dilaksanakan oleh trainer, mengetahui efisiensi waktu belajar pada tiap-tiap sesi, alur pelatihan, kesesuaian pemahaman partisipan terhadap tujuan dari tiap-tiap sesi dan penggunaannya, efektivitas modul dalam membantu peserta untuk mencapai kompetensi yang harus dimiliki dan mengenai program pelatihan secara keseluruhan dari partisipan.
15. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi
Setelah memperbaiki kekurangan pada rancangan pelatihan, maka rancangan tersebut dapat diterapkan kepada karyawan. Secara garis besar, dalam penyelenggaraan pelatihan ada dua hal penting yang perlu dilakukan oleh “Panitia Penyelenggara”, yaitu Tahap Persiapan dan Tahap Pelaksanaan Pelatihan.
1. Tahap Persiapan Persiapan operasional ini antara lain meliputi:
- Pemberitahuan/Undangan kepada peserta
- Pemberitahuan/Undangan kepada Fasilitator/Nara Sumber
- Menetapkan tempat penyelenggaraan dan fasilitas yang tersedia
- Mempersiapkan Kelengkapan Bahan Pelatihan
- Mempersiapkan Konsumsi
Tahap Pelaksanaan Pelatihan. Secara umum, alur pokok yang ditempuh dalam pelaksanaan pelatihan adalah sebagai berikut di bawah ini:
- Pembukaan Pelatihan;
- Pencairan Suasana.
- Pembahasan Materi Pelatihan
- Rangkuman, Evaluasi dan Tindak Lanjut pelatihan
Sumber:
Mangkunegara, A A Anwar Prabu. 2006. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia . Bandung: PT. Refika Aditama
